最初に「何のために残すか」を決める
顧客管理の目的は、名簿を増やすことではありません。再来店の電話で同じ顧客を特定し、過去の利用内容、指名、予約変更、対応上の注意を確認して、予約入力へ進むことです。目的が曖昧なメモは増やさず、受付判断に必要な項目を構造化します。
顧客台帳に分けて持つ6種類の情報
照合情報
電話番号、会員番号、名前など、着信・再来店時に同一顧客と判断する情報
利用履歴
利用日、キャスト、コース、指名区分、場所、支払額、受付担当
受付メモ
希望条件、案内時の注意、連絡方法など、次回受付に必要な事実
指名・相性
本指名・写真指名の履歴、キャストとの対応可否と判断日
NG・注意事項
理由、確認者、適用範囲、更新日を分け、必要な権限だけに表示
集計情報
利用回数、最終利用日、累計売上。予約・接客実績から自動集計
電話番号を軸にしつつ、番号だけで決めつけない
着信番号は検索の起点として有効ですが、番号変更、家族共用、入力ミスもあります。一致した台帳がある場合も、名前や直近利用など必要最小限の情報で確認します。新規登録時は、電話番号の記号や全角・半角を正規化し、同一番号や類似情報を表示して重複を防ぎます。
NG・注意事項は事実、理由、更新者を分ける
自由記述だけにすると、古い情報や主観的な表現が残ります。「何が起きたか」「誰が確認したか」「いつまで適用するか」「店舗全体か特定キャストだけか」を分け、閲覧・編集できる役割を制限します。キャストやドライバーの画面には、業務上必要な情報だけを表示します。
再来店分析は予約・接客実績から作る
利用回数や累計売上を手入力せず、完了した予約と精算実績から集計します。最終利用日、利用間隔、指名区分を同じ基準で確認できれば、休眠顧客や再来店の変化を追いやすくなります。効果を見るときは、導入前後で同じ期間・同じ定義を使います。
移行前に10件だけで受付を再現する
- 新規顧客を登録する
- 既存顧客を電話番号と名前で検索する
- 利用履歴を見ながら予約する
- 指名・NG・注意事項の表示権限を確認する
- 予約完了後に履歴と集計が更新されるか確かめる